Wydawanie odpisów i zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego

Urząd Stanu Cywilnego

ul. Struga 2, 29 -145 Secemin

tel.: 34 355 60 17 wew. 22 / 34 399 57 22 fax: 34 390 68 60

mail: gmina@secemin.pl www.secemin.eobip.pl

Karta informacyjna nr USC - 1

Nazwa usługi   Wydawanie odpisu aktu stanu cywilnego

 Miejsce załatwienia sprawy

  Urząd Stanu Cywilnego w Seceminie, ul. Struga 2, 29-145 Secemin

 Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
2. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 18 kwietnia 2020 roku w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
4. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej
8. Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.

 Tryb składania dokumentów

     Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego przyjmowane są:

a)     w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Seceminie: ul. Struga 2, 29-145 Secemin,

b)    za pośrednictwem poczty tradycyjnej, adres do korespondencji - Urząd Stanu Cywilnego
w Seceminie, ul. Struga 2, 29-145 Secemin,

c)     za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP (warunkiem jest posiadanie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego).

UWAGA! Istnieje możliwość złożenia wniosku o wydanie skróconego odpisu wielojęzycznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, ale wniosek będzie załatwiony poprzez wydanie dokumentu w formie papierowej. Przepisy nie przewidują wydania skróconych odpisów wielojęzycznych w formie dokumentu elektronicznego.

 Wymagane dokumenty

Wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i odpisów skróconych wielojęzycznych aktów stanu cywilnego dla:

1.Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:

a)     wzór wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego – załącznik nr 1,

b)    prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku gdy
z wnioskiem występuje opiekun prawny,

c)     dokument tożsamości wnioskodawcy – do wglądu (np. dowód osobisty lub paszport).

1. Innych osób, które wykażą interes prawny:

a)     wzór wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego – załącznik nr 1,

b)    dokument tożsamości wnioskodawcy – do wglądu (np. dowód osobisty lub paszport),

b)    dokument wykazujący interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadniający interes, który wynika z przepisów prawa i przedstawiający odpowiednie dokumenty – np. zobowiązanie sądu).

1. Pełnomocników:

a)     wzór wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego – załącznik nr 1,

b)    dokument tożsamości pełnomocnika – do wglądu (np. dowód osobisty lub paszport),

d)    wzór pełnomocnictwa  w sprawie wydania odpisu aktu stanu cywilnego w formie pisemnej – załącznik nr 2 lub w formie dokumentu elektronicznego,

Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo
w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych
w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

1. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne z celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny:

a) wzór wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego – załącznik nr 1,

b) statut organizacji społecznej,

c) dokument wykazujący interes społeczny organizacji.                    

 Opłaty

1. Wysokość opłaty skarbowej za:

a)     odpis zupełny aktu stanu cywilnego – 33 zł

b)    odpis skrócony aktu stanu cywilnego – 22 zł

c)     odpis skrócony aktu stanu cywilnego na druku wielojęzycznym – 22 zł

1. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
2. Opłatę skarbową za odpisy aktów stanu cywilnego oraz pełnomocnictwo należy dokonać przelewem na konto:Gmina Secemin, ul. Struga 2, 29-145 Secemin

Bank Spółdzielczywe Włoszczowie Oddział w Seceminie 70 276 1026 2102 0000 0303 0001 podając w tytule przelewu rodzaj dokumentu za który została uiszczona opłata skarbowa (np. opłata skarbowa za odpis skrócony aktu małżeństwa lub za pełnomocnictwo udzielone Janowi Nowakowi); w przypadku wnioskowania o większą liczbę odpisów należy wpisać: opłata skarbowa za odpisy aktów stanu cywilnego; jeżeli opłata skarbowa dokonywana jest z konta bankowego, które nie należy do wnioskodawcy w tytule przelewu należy wskazać imię i nazwisko wnioskodawcy.

1. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.
2. Zwolnienia z opłaty skarbowej określa ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej.

 Forma załatwienia sprawy

     1.     Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony na druku wielojęzycznym)

     2.     Wydanie decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego

 Termin załatwienia sprawy

     1.     Jeżeli akt stanu cywilnego znajduje się w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego wydanie odpisu następuje niezwłocznie.

     2.     Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do Kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC Secemin) wydanie odpisu następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

     3.     Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do Kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

     4.     Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

     5.     Sprawy szczególnie skomplikowane do dwóch miesięcy.

 Dokumenty uzyskiwane w postępowaniu

1.       Odpis aktu stanu cywilnego

2.      Decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego

 Tryb odwoławczy

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego/zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Wojewody Świętokrzyskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

 Informacje dodatkowe

1.     Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek,
w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu. Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy ePUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

2.     Odpis wielojęzyczny aktu małżeństwa nie może zostać wydany, jeżeli przynajmniej jeden
z małżonków zmienił nazwisko decyzją administracyjną lub poprzez powrót do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa.

3.     Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

4.     W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.